hlshipping 
Proforma Invoice là gì? Cách phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice thế nào? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, dịch ra tiếng Việt là hoá đơn chiếu lệ. Về bản chất, bạn với thể hiểu đây chính là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức của lô hàng. Nhìn vào hoá đơn chiếu lệ, người ta sẽ nắm được những thông báo căn bản của hàng hoá, ví dụ như số lượng, cái mã, tổng số tiền, đơn giá từng sản phẩm,…
Vì là bản nháp nên nó không được dùng để tính sổ hay đòi tiền. Bên xuất khẩu (người bán) thường sử dụng PI để biểu thị sự cam kết sở hữu bên nhập hàng (người mua) về các thông tin lô hàng, giá cả.
Sau khi người mua nhận được hóa đơn chiếu lệ, 2 bên sẽ tiếp tục đàm phán thống nhất các điều khoản, điều kiện. Vì lý do này mà Proforma Invoice được chỉnh sửa nhiều lần đến khi 2 bên kết thúc đàm phán.
Commercial Invoice là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán (Seller) cung cấp, ghi rõ số tiền mà người mua (Buyer) phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
Commercial Invoice là 1 loại chứng từ thương mại quốc tế. Hóa đơn thương mại này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng ( theo quy định của Incoterms); phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng như thế nào.
Ngoài ra cùng commercial invoice còn có một định nghĩa non commercial invoice được hiểu hóa đơn phi thương mại.
Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)
Khi tìm bán một lô hàng, bên bán không nhất định cần phát hành hoá đơn chiếu lệ. Chính vì vậy cũng không hề có 1 quy định nào nói đến thời điểm phát hành loại hoá đơn này. Tuy nhiên, để giao dịch rõ ràng về những điều khoản và sớm đi đến thống nhất, các bên có thể biên soạn trước 1 bản PI để tham khảo. Từ đấy đưa ra những phương án hợp lí và thuận tiện cho cả 2 bên. Như vậy, hoá đơn chiếu lệ có thể được biên soạn thảo trong các trường hợp như:
- Bên xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao.
- Cần hoá đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ.
- Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thoả về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.
Nội dung của Proforma Invoice
Trên hoá đơn chiếu lệ, các nội dung cơ bản như sau:
- Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
- Số và ngày PI.
- Đề bạt điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn. Ví dụ như đặt cọc bao nhiêu và thanh toán phần còn lại bao nhiêu khi có đủ chứng từ mua bán,… Bên cạnh đó cần có đủ thông tin tài khoản ngân hàng để quá trình thanh toán diễn ra nhanh gọn.
- Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, chủng loại, mẫu mã, cách thức đóng gói,…
- Port of Loading: Tên cảng bốc hàng.
- Port of Destination: Tên cảng đến dự kiến.
- ETA: Đây là ngày dự kiến hàng được giao đến nơi.
Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice
Thực chất, dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hoá đơn này. Cụ thể như sau:
- Về thời điểm phát hành: Hoá đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hoá đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
- Về nội dung được ghi trên hoá đơn: Thật ra thì cả hai loại hoá đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hoá đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết vè chính xác hơn là hoá đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hoá đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hoá đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.
- Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn Ci là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.
- Về hoạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạc toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hoá đơn chiếu lệ thì không.
Vì sao Proforma Invoice hay có sự điều chỉnh, thay đổi
Thực tế, Proforma Invoice (viết tắt là PI) có chức năng giống như một báo giá của người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu. Sau khi nhận được PI, hai bên có thể sẽ đàm phán những nội dung sau liên quan đến việc sửa lại PI:
- Nhà nhập khẩu nhận thấy giá quá cao và yêu cầu giảm giá
- Nhà nhập khẩu thấy thời gian giao hàng quá xa và yêu cầu ngày giao hàng gần hơn so với PI đầu
- Nhà nhập khẩu thay đổi số lượng, có thể tăng hoặc giảm của 1 model hoặc thêm, bớt model.
- Thay đổi phương thức vận chuyển, có thể từ đường biển sang đường Air
- Liệu có thể dùng Hóa đơn chiếu lệ thay thế cho Hóa đơn thương mại để khai báo Hải quan và khi thanh toán qua LC?
- Không thể dùng PI để khai báo hải quan
- Tiêu đề của hóa đơn phải đề dưới dạng Invoice hoặc Commercial Invoice
- Thêm vào đó, trong LC thường có quy định không chấp nhận Proforma Invoice thay thế Commercial Invoice
Tạm kết
Trên đây là các thông tin giúp bạn có câu trả lời proforma invoice là gì, sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu về logistice. Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về hóa đơn xuất nhập khẩu, khai báo hải quan hãy liên hệ ngay Giao Nhận Hàng Hóa HL Shipping nhé!
