hlshipping 
Nếu bạn đang tìm hiểu về quá trình xuất nhập khẩu, hẳn bạn đã từng nghe qua thuật ngữ “packing list”. Nhưng packing list là gì? Chức năng của nó là gì? Cách soạn một packing list đầy đủ thông tin và chính xác nhất để giúp cho quá trình xuất nhập khẩu được thuận lợi hơn? Trong bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi đó.
Packing list là gì?
Packing list hay còn gọi là danh sách đóng gói, là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Được soạn sau khi hàng hóa được đóng gói hoặc có thể soạn trước để đảm bảo rằng đầy đủ thông tin hàng hóa được đưa vào danh sách.
Chức năng chính của packing list là một chứng từ hướng dẫn về danh sách hàng hóa đã được đóng gói. Nó cho phép người nhập khẩu biết được chính xác số lượng, trọng lượng, số kiện và quy cách hàng hóa đã được giao cho bên vận chuyển.
Chức năng của packing list
Packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Với những chức năng sau đây:
1. Chứng từ xuất hàng khỏi kho
Packing list là một trong những chứng từ quan trọng để xác nhận việc xuất hàng khỏi kho. Nó được sử dụng như một tài liệu để chứng minh rằng hàng hóa đã được chuẩn bị và đóng gói đầy đủ để vận chuyển.
2. Lấy thông tin làm các chứng từ khác như: Bill of lading, C/O…
Thông tin từ packing list cũng được sử dụng để tạo ra các chứng từ khác như Bill of lading hoặc Certificate of Origin. Điều này giúp cho việc kiểm soát và quản lý hàng hóa trong quá trình vận chuyển được thuận lợi hơn.
3. Tiện lợi cho việc kiểm tra hàng hóa thực tế
Thông tin trên packing list được sử dụng để kiểm tra hàng hóa thực tế khi đến nơi đích. Việc so sánh thông tin trên packing list với thông tin trên thực tế giúp người nhận hàng có thể kiểm tra và xác nhận lại hàng hóa.
4. Bố trí phương tiện vận chuyển phù hợp với hàng hóa
Packing list cung cấp thông tin về trọng lượng, kích thước và số lượng cần vận chuyển. Những thông tin này giúp cho người vận chuyển có thể chuẩn bị phương tiện và kế hoạch vận chuyển/phân bổ hàng hóa một cách hiệu quả.
Cách soạn packing list
Để soạn được một packing list đầy đủ thông tin và chính xác, bạn cần hiểu được những thông tin cần thiết để điền vào mẫu packing list của mình. Sau đây là các thông tin thường được yêu cầu:
1. Thông tin nhà xuất khẩu (Thông tin shipper)
Thông tin của nhà xuất khẩu sẽ được thể hiện lên trên cùng của chứng từ. Thông tin này gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email. Thông thường người ta sẽ thể hiện thông tin seller l ên đây, nhưng trong một số trường hợp mua bán 3 bên, thông tin này sẽ thể hiện là nhà sản xuất.
2. Thông tin nhà nhập khẩu (Thông tin consignee)
Thông tin của người nhận hàng; nhà nhập khẩu sẽ là thông tin tiếp theo cần phải có trên chứng từ này, chi tiết bao gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
3. Chi tiết hàng hóa
Những thông tin chi tiết về hàng hóa bao gồm:
- Mã số kiện hàng (nếu có)
- Tên hàng hóa
- Số lượng
- Trọng lượng (tính bằng kg)
- Kích thước (dài x rộng x cao tính bằng cm)
- Giá trị hàng hóa
- Quy cách đóng gói
Những thông tin này giúp cho người nhập khẩu biết được chính xác các thông tin về hàng hóa để kiểm tra và theo dõi quá trình vận chuyển.
Xem thêm: D/O là gì? Phân loại phí D/O – Các loại phí D/O
4. Chữ ký và ngày tháng
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào packing list, bạn nên ghi tên và chức vụ của người điền thông tin và ngày tháng soạn tạo chứng từ.
Mẫu packing list bằng file excel
Để tiện lợi hơn trong việc soạn thảo và quản lý thông tin packing list, bạn có thể tải về mẫu file excel của packing list. File mẫu này sẽ giúp cho việc điền thông tin trở nên thuận tiện hơn, đồng thời cũng giúp cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa được dễ dàng hơn.
File exel: Tải về
Kết luận
Như vậy, packing list là gì? Đó là một chứng từ rất quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, giúp người vận chuyển, người bán và người mua có được các thông tin chính xác về hàng hóa được vận chuyển. Việc soạn thảo và điền đầy đủ thông tin vào packing list sẽ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa được thuận lợi hơn.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo packing list, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Chân thành cảm ơn!
